ஒரு நிறுவனத்தின் மிகப்பெரிய சொத்து எது என்று கேட்டால் அது நிச்சயம் அங்கு பணியாற்றும் ஊழியர்கள் தான்.! பல நிறுவனங்கள் அர்ப்பணிப்புள்ள மனிதவள மேம்பாட்டு குழுவுடன் தங்கள் ஊழியர்களை கையாண்டாலும் கூட அவர்களை மகிழ்ச்சியாக வைத்திருப்பது என்பது சற்றே கடினமான விஷயம் தான். அதிருப்தி அடைந்த ஊழியர் எந்தவொரு நிறுவனத்திற்கும் மிகப்பெரிய பிரச்சினையாக இருக்கலாம். அதனால் நிறுவனத்தின் செயல்திறன் மற்றும் உற்பத்தித்திறன் பாதிப்படைகிறது. எனவே ஒரு நிறுவனத்தின் மிகப்பெரிய சொத்தாக கருதப்படும் ஊழியர்களை சரியாக கையாள்வது எந்த நிர்வாகத்திற்கும் மிகப்பெரிய சவாலாகவே உள்ளது. இந்த சிக்கலை தீர்க்க ஒரு சிறந்த வழி நிர்வாக அமைப்பில் அதிக வெளிப்படைத்தன்மையைக் கொண்டு வருவதாகும்.
ஒரு நிறுவனத்தின் வளாகத்திற்குள் ஒரு ஊழியரின் இருப்பு மட்டுமே அவர்களின் வருகையை தீர்மானித்து விடாது. அந்த ஊழியர் உண்மையில் அவர் நிறுவனத்தில் இருக்கும் நேரத்தை எப்படி செலவிடுகிறார் என்பதையும், நிறுவனத்தின் செயல்திறனுக்கு எவ்வளவு நேரம் பங்களித்தார் என்பதையும் பொறுத்தே தீர்மானிக்கப்பட வேண்டும். ஊழியரின் வழக்கமான வருகை என்பது நல்ல வேலை கலாச்சாரத்தின் ஒரு அளவுகோலாகும், ஆனால் ஊழியர்கள் நிறுவனத்திற்கு வருகை தந்திருந்தும் எதிர்பார்த்த அளவு வேலையில் பங்களிக்கவில்லை மற்றும் எந்த நேர்மறையான முடிவும் இல்லாமல் நேரத்தை வீணடிப்பது போன்ற செயல்கள் நடைபெறலாம். எனவே ஊழியர்களின் செயல்திறனை கணக்கிட ஒரு நல்ல வருகை மேலாண்மை (Employee Monitoring) அமைப்பு என்பது அவர்கள் பணியாற்றும் நேரத்தை பராமரிப்பதற்கும், வருகையை திறனுடன் ஒருங்கிணைப்பதற்கும் உதவுகிறது. இந்த செயல்முறையினால் ஒரு பணியாளர் வேலை செய்கிறாரா அல்லது விடுப்பில் இருக்கிறாரா என்பதை அந்த நிறுவனத்தின் தலைவர் மற்றும் உயர் அதிகாரிகள் வெகு சுலபமாக அறிந்து கொள்ள முடியும். மறுபுறம், அனைத்து ஊழியர்களும் அவர்கள் கண்காணிக்கப்படுகிறார்கள் என்பதை புரிந்து கொள்கிறார்கள்.
ஒரு நிறுவனத்திற்கு ஏன் ஊழியர் வருகை மேலாண்மை செயலி (Employee Monitoring App) தேவைப்படுகிறது?
இன்றைய நவீன, மாறும் மற்றும் வேகமான பணியிடத்தில் ஒரு ஊழியரின் வருகை மேலாண்மை அமைப்புக்கு ஈடு செய்ய முடியாத இடம் உள்ளது. இது நேரடியாக தாக்கத்தை ஏற்படுத்தாது, ஆனால் அது உண்மையில் ஒரு நிறுவனத்தின் உற்பத்தி மற்றும் லாபத்திற்கு பங்களிப்பதில் முதன்மையான பங்கு வகிக்கிறது. ஒரு நம்பகமான ஊழியர் வருகை மேலாண்மை அமைப்பு தடையற்ற மற்றும் திறமையான செயல்பாடுகளை உறுதி செய்கிறது, இது நிறுவனத்தை முன்னேற்றத்திற்கும் செழிப்பிற்கும் வழிவகுக்கிறது.
ஊழியர்களின் மாதாந்திர ஊதிய கணக்கை எளிமையாக நிர்வகித்தல்:
சில ஊழியர்கள் மணி நேரத்திலும், சில ஊழியர்கள் ஷிப்ட் அடிப்படையிலும் வேலை செய்கிறார்கள். எனவே ஒரு தானியங்கி வருகை மேலாண்மை அமைப்பு பயன்படுத்துவதன் மூலம், ஒவ்வொரு பணியாளரையும் மிக எளிதாக கண்காணிக்க முடியும் மற்றும் அவர்களின் ஊதியத்தை துல்லியமாக கணக்கிடுட முடியும். இந்த வழியில் தாமதமாக வருவது, சீக்கிரம் கிளம்புவது, அரை நாள் இல்லாதது போன்றவற்றைக் கண்காணிப்பது மிக எளிது. தானியங்கி ஊழியர் வருகை மேலாண்மை மென்பொருள் ஒவ்வொரு வழக்கையும் துல்லியமாக கையாளும் திறன் கொண்டது. மொபைல் மென்பொருள் கொண்ட ஒரு அமைப்பு இருந்தால் அத்தகைய மென்பொருள் அந்த நிறுவனத்தின் சொத்துக்களான ஊழியர்களின் நேர மேலாண்மையை துல்லியமாக கையாளும். அலுவலக வளாகத்திற்கு வெளியே, வீட்டில் இருந்து வேலை செய்யும் ஊழியர்களுக்கு நிலையான வேலை நேரங்கள் இல்லை. தானியங்கி மென்பொருளைக் கொண்டு வேலை நேரத்தைக் கணக்கிட்டு குறிக்க முடியும். இது நிர்வாகம் மற்றும் பணியாளர் இருவருக்கும் வெளிப்படையான விஷயங்களகாக இருக்கும். இது அதிக ஊழியர்களின் திருப்தியை உறுதி செய்கிறது, இதன் விளைவாக அதிக உற்பத்தித்திறன் ஏற்படுகிறது.மேலும் வாசிக்க
நிறுவனத்தின் மேலாளரின் வேலையை எளிதாக்குகிறது:
வருகை மேலாண்மை அமைப்பு ஒரு நிறுவனத்தின் மேலாளர்/ மேற்பார்வையாளருக்கு ஒரு வரப்பிரசாதமாக திகழ்கிறது. வருகை மேலாண்மை அமைப்பு இருப்பதால், யார் விடுப்பில் இருக்கிறார்கள், யார் வேலை செய்கிறார்கள் என்பதை அறிய மேலாளர்கள் இனி பதிவுகளை கைமுறையாக சரிபார்க்க வேண்டியதில்லை. வருகை மேலாண்மை அமைப்பு இதுபோன்ற அனைத்து தகவல்களையும் டாஷ்போர்டில் காட்டுகிறது. இது தாமதமாக வருபவர்களைக் காட்டுகிறது, இதன் மூலம் ஒரு மேலாளர் தேவைப்படும் போது உடனடி நடவடிக்கைகளை எடுக்க உதவுகிறது. வருகை மேலாண்மை முறையும் வேறு வழியில் செயல்படுகிறது; மேலதிக நேர ஊதியத்தை கோருவதற்காக, ஒரு தொழிலாளி காரணமின்றி தங்கியிருக்கிறாரா என்பதை ஒரு மேலாளர் அறிந்து கொள்கிறார். ஒரு ஊழியர் நீண்ட மற்றும் அடிக்கடி இடைவேளை எடுத்துக்கொண்டால் இத்தகைய தானியங்கி மேலாண்மை அமைப்புகள் ஒரு மேலாளரை எச்சரிக்கை செய்கின்றன. எனவே, அடிப்படையில், இத்தகைய மென்பொருள் தானாகவே ஊழியர்களிடையே சிறந்த ஒழுக்கத்தை ஊக்குவிக்கிறது.
சட்டப்பூர்வ இணக்கம்:
அனைத்து நிறுவனங்களும் நிரந்தர பணியாளர்கள் / பகுதி நேர ஊழியர்கள் / ஒப்பந்த தொழிலாளர்கள் மற்றும் இதர வகைகளுக்கு பொருத்தமான பல்வேறு சட்டரீதியான இணக்கங்களை பின்பற்ற வேண்டும். வருகை மேலாண்மை அமைப்புடன், இதுபோன்ற அனைத்து விவரங்களும் ஒரு முறை உள்ளிடப்பட வேண்டும், பின்னர் மென்பொருள் தானாகவே நீக்குதல், சேர்த்தல், அறிக்கை உருவாக்கம், படிவங்கள், ஊதியக் கணக்கீடு போன்ற அனைத்தையும் கவனித்துக்கொள்ளும். தொழிலாளர் சட்டங்களின்படி தானியங்கி மென்பொருளில் இத்தகைய விவரங்கள் பதிக்கப்பட்டிருப்பது அதற்கு சரியான தீர்வாகும். எனவே அடிப்படையில், அவர்கள் சட்டத்தின் வலது பக்கத்தில் இருப்பதை உறுதி செய்வதன் மூலம் முதலாளிகளுக்கு மன அமைதியை அளிக்கிறது.
சிறந்த பகுப்பாய்வு:
ஒரு தானியங்கி வருகை மேலாண்மை அமைப்பு என்பது ஊழியர்களின் வருகையை கணக்கிடுவதை விட அதிகப்படியான விஷயங்களை செய்ய முடியும். இத்தகைய அமைப்பு ஊழியர்களின் அனைத்து தொடர்புடைய தகவல்களின் தரவுத்தளமாகும், இது நிர்வாகம் பல்வேறு வகையான அறிக்கைகளை உருவாக்கப் பயன்படுத்துகிறது. இது அவர்களுக்கு பணியாளர்களை நெறிப்படுத்தவும் சிறந்த விதிமுறைகளை செயல்படுத்தவும் உதவும். பிழைகள்/ தவறான அறிக்கைகள் காரணமாக ஊழியர்கள் அதிருப்தி அடைவதற்கான வாய்ப்பு ஏற்படாது, ஏனெனில் ஒரு தானியங்கி செயல்முறை பிழைகளை கொண்டிருக்க முடியாது. மேலாளர்கள் அறிக்கைகளை உருவாக்குவதற்கு மிகக் குறைவான நேரத்தை செலவிடுகிறார்கள் மற்றும் அறிக்கைகள் உருவாக்கும் நோக்கத்திற்காக ஒரு அர்ப்பணிப்புள்ள பணியாளர்களைக் கூட நிறுவனங்கள் குறைக்கலாம். ஒரு வருகை மேலாண்மை அமைப்பு நிர்வாகம் எந்த சார்பும் இல்லாமல் நிறுவனத்தின் உண்மையான மற்றும் நியாயமான தோற்றத்தை எப்போதும் பெறுவதை உறுதி செய்கிறது.
வருகை மேலாண்மை செயலியைக் (Employee Monitoring App) கொண்டிருப்பதன் மூலம் ஒரு நிறுவனம் பெரும் பயன்கள்:
1. பணியாளர் செயல்திறனை கண்காணித்தல்:
ஒரு ஊழியர் வருகை மேலாண்மை அமைப்பு மூலம் உங்கள் நிறுவனத்தின் மனிதவளத் துறை ஊழியர்களில் யாராவது வேலைக்கு தாமதமாக வருகிறார்களா, சீக்கிரம் கிளம்புகிறார்களா, முன் அனுமதியின்றி இடைவேளை எடுத்துக்கொள்கிறார்களா, அவர்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்டதை விட அதிக இடைவேளை எடுக்கலாமா என்பதை அறிய முடியும். ஒரு ஊழியரின் சம்பளத்தை கணக்கிடுவதற்கான எளிதான மற்றும் துல்லியமான வழி இது ஆகும். இதனால் அதிகப்படியான பணம் செலுத்துதல் மற்றும் சம்பளத்தின் குறைவான ஊதியம் ஆகியவை நீக்கப்படுகிறது. உங்களுடையது ஷிப்டுகளில் வேலை செய்யும் ஊழியர்களைக் கொண்ட ஒரு நிறுவனமாக இருந்தால், ஊழியர் வருகை அமைப்பு இல்லாத நிலையில் துல்லியமான வருகைப் பதிவுகளை வைத்திருப்பது கிட்டத்தட்ட சாத்தியமற்றது.
2. ஊதிய கணக்கீடுகளில் எளிமை:
தானியங்கி கணக்கீடுகளுடன், ஊழியர்களின் ஊதியம் கணக்கிடப்படுவது எளிதான செயல்முறையாக மாறும். இதில் எந்தவித முரண்பாடு மற்றும் பிழைக்கு இடமில்லை.
3. ஒழுக்கம்:
நாம் கவனிக்கப்படுகிறாம் என்று ஒருவருக்குத் தெரிந்தால், அவர்கள் இன்னும் ஒழுக்கமாகவும்,நேர்மையாகவும் இருப்பார்கள் என்பது உறுதி. ஊழியர்கள் தொடர்ந்து தாமதமாக வருவது, சீக்கிரம் வெளியேறுவது, அடிக்கடி வேலையைத் தவிர்ப்பது, நண்பர்களுடன் பொழுது போக்குவது மற்றும் பிற முறைகேடுகளில் ஈடுபடுவது நிறுவனத்திற்கு பெரும் இழப்பாகும். அவர்கள் ஏமாற்றுவது மட்டுமல்லாமல், சக ஊழியர்களும் இதைப் பின்பற்றுவதற்கு வழிவகுக்கலாம். ஆனால் ஒரு தானியங்கி ஊழியர் வருகை மேலாண்மை அமைப்பு மூலம், இது போன்ற விஷயங்களை தடுக்கலாம். அனைத்து ஊழியர்களும் தவறாமல் சரியான நேரத்தில் வேலைக்கு வந்தால், நிறுவனம் உற்பத்தித்திறன், தொழில்முறை மற்றும் அர்ப்பணிப்பு ஆகியவற்றை மேம்படுத்துவதை உறுதி செய்யும்.
4. கையேடு காகிதப்பணிகளை தவிர்க்கலாம்:
தானியங்கி ஊழியர் வருகை மேலாண்மை அமைப்பு இல்லாததால் கையேடு பதிவேடுகள் மற்றும் கடினமான எக்செல் தாள்களை பராமரிக்க வேண்டி இருக்கலாம். அது மிகவும் நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும் மற்றும் எரிச்சலூட்டும் செயல்முறையாக இருக்கும். வருகை மேலாண்மை அமைப்பு பயன்படுத்துவதன் மூலம் இத்தகைய கையேடு எழுதுதல் மற்றும் காகிதப்பணிகளை தவிர்க்கலாம்.
5. விரைவான தொலைநிலை அணுகல்:
கிளவுட் அடிப்படையிலான வருகை அமைப்பைக் கொண்டிருப்பதால், பணியாளர் வருகை விவரங்களை நீங்கள் எங்கிருந்தும், எந்த நேரத்திலும் அணுகலாம், எந்த நேரத்திலும் அறிக்கைகளை உருவாக்க முடியும். இத்தகைய தகவல்கள் வெளிப்படைத்தன்மையையும் முக்கிய முடிவெடுக்கும் எளிமையையும் அதிகரிக்கிறது.
தற்போது இந்த நவீன காலத்தில் ஊழியர்களின் செயல்பாடுகளை துல்லியமாக கணக்கிட பல சிறந்த Employee Monitoring App சேவைகள் கிடைக்கின்றன. அதனை நிறுவனங்கள் பயன்படுத்துவதன் மூலம் தங்கள் ஊழியர்களின் வருகை மற்றும் நேர மேலாண்மை சம்மந்தப்பட்ட விஷயங்களை மிக சுலபமாக பராமரிக்கலாம்.